Cosa serve per affittare: documenti, contratto e registrazione

Dalla prima visita alla registrazione del contratto: tutti i passaggi e i documenti necessari per affittare un immobile in regola, spiegati in ordine.

Affittare un immobile richiede più carte di quante sembri all'inizio. Vediamo, in ordine, cosa procurarsi prima di firmare, cosa serve per scrivere il contratto, e cosa fare dopo la firma per essere in regola.

1. I documenti sull'immobile

  • Visura catastale e planimetria aggiornate, per verificare che la situazione reale corrisponda a quella depositata in Catasto (obbligatorio dal 2010 dichiararne la conformità nel contratto).
  • APE — Attestato di Prestazione Energetica: obbligatorio, va citato negli annunci e allegato o consegnato all'inquilino alla firma. Se non è aggiornato, va richiesto a un tecnico abilitato prima di procedere.
  • Certificazione degli impianti (elettrico, gas, riscaldamento), se disponibile: non è sempre obbligatoria per l'affitto ma è buona pratica averla pronta, soprattutto per immobili più datati.
  • Regolamento di condominio, se l'immobile fa parte di un condominio: l'inquilino deve conoscerlo e rispettarlo.

2. I documenti delle persone coinvolte

  • Documento d'identità e codice fiscale di proprietario e inquilino (e di eventuali comproprietari o garanti). In caso di cittadino extracomunitario, serve anche il permesso di soggiorno in corso di validità, oppure la ricevuta della richiesta di rinnovo se è in fase di rinnovo (in questo caso va scritto nel contratto).
  • Se il proprietario è una persona non fisicamente presente alla firma, serve una delega o procura scritta a chi firma per lui.
  • Se ci sono più proprietari (ad esempio fratelli in comproprietà), devono firmare tutti, a meno che non diano mandato di firma a uno di loro per firmare per tutti.
  • Se è richiesta una garanzia (fideiussione bancaria, garante), vanno raccolti anche i documenti di chi garantisce.

3. Cosa scrivere nel contratto

Un contratto di affitto, qualunque sia la tipologia scelta, deve contenere almeno:

  • Dati anagrafici e domicilio di proprietario e inquilino
  • Dati catastali completi dell'immobile, rendita catastale, e dichiarazione di conformità della planimetria allo stato di fatto
  • Destinazione d'uso dell'immobile (abitativa, commerciale...)
  • Estremi dell'APE
  • Durata del contratto e tipologia (4+4, 3+2, transitorio...)
  • Importo del canone, modalità e data di pagamento, eventuale adeguamento ISTAT
  • Importo e modalità del deposito cauzionale (di norma non più di 3 mensilità)
  • Chi paga le spese condominiali e come vengono rendicontate
  • Un inventario degli arredi, se l'immobile è affittato ammobiliato, con la dicitura "visto e accettato a corpo e non a misura"
  • A chi spetta l'assicurazione dell'immobile, cosa copre e cosa va rimborsato in caso di danni
  • La responsabilità del locatore e del conduttore per l'immobile e per eventuali danni a terzi
  • Gli obblighi del conduttore (uso diligente dell'immobile, manutenzione ordinaria, rispetto del regolamento condominiale...)
  • I casi che danno diritto alla risoluzione immediata del contratto per inadempienza (ad esempio mancato pagamento del canone)

Se hai dubbi su quale tipologia di contratto scegliere, abbiamo scritto una guida dedicata: che tipo di contratto devo fare?

4. La registrazione all'Agenzia delle Entrate

Ogni contratto di affitto, anche se breve, va registrato entro 30 giorni dalla firma. Si può fare in due modi:

  • Online, tramite il servizio RLI (Registrazione Locazioni Immobiliari) sul sito dell'Agenzia delle Entrate, se hai le credenziali per accedere (SPID, CIE o credenziali Entratel/Fisconline).
  • Di persona, presentando il modello RLI compilato e il contratto in duplice copia presso un ufficio dell'Agenzia delle Entrate.

Alla registrazione va allegato il pagamento dell'imposta di registro e dell'imposta di bollo (16 € ogni 4 facciate di contratto, o ogni 100 righe), salvo cedolare secca. Per i proprietari privati, l'imposta di registro è pari al 2% sull'importo del canone annuale; nelle annualità successive si paga sempre il 2%, ma calcolato sul canone aggiornato in base all'indice ISTAT. Se scegli la cedolare secca, non paghi né imposta di registro né bollo, ma rinunci per tutta la durata del contratto agli aggiornamenti ISTAT del canone.

Dopo la registrazione, ricordati di comunicare i dati anche al Comune se richiesto (per uso turistico o transitorio) e di aggiornare le utenze a nome dell'inquilino, se previsto dall'accordo.

5. Cosa non dimenticare durante il contratto

  • Se affitti a un cittadino extracomunitario, subito dopo la firma — entro 48 ore — va inviata alla Questura la "Comunicazione di ospitalità di cittadino extracomunitario".
  • Ogni anno, comunicare all'inquilino il canone aggiornato, con l'importo della metà delle spese di registro di sua spettanza.
  • Ogni anno, registrare l'annualità successiva sul sito dell'Agenzia delle Entrate e versare l'imposta (sempre il 2% sul canone aggiornato).
  • Conservare le ricevute dei pagamenti, per te e per l'inquilino.
  • Inviare la disdetta con il giusto preavviso, se non vuoi rinnovare.
  • Alla fine del contratto, redigere il verbale di chiusura contratto e il verbale di riconsegna dell'immobile.
  • Restituire il deposito cauzionale alla riconsegna dell'immobile, verificando lo stato rispetto all'inventario iniziale.
  • Chiudere il contratto all'Agenzia delle Entrate, sempre tramite RLI online (con SPID o Carta d'Identità Elettronica) oppure di persona.

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